Compte-rendu de réunion préparatoire à la Coupe de Noël du 23/09/2019 à 20h30 à Nommay
Sont présents :
William Morbin
Sébastien Poirot
Nadine Metzger
Rémi Lombardot
Elodie Laurent
Jean-Michel Cérini
Antonio Musco
Frédéric Soumoulou
Sébastien Truch
· Contrôle technique
Suite à un changement professionnel, Christophe Gillette sera absent et ne pourra pas assurer la tenue du contrôle technique.
Jean-Michel Cérini accepte de prendre en charge cette fonction, uniquement le samedi et dimanche, à condition d’avoir pu réaliser des contrôles « blancs » avant l’épreuve.
- Nous devons trouver un responsable pour le vendredi
· Distribution des tâches
Nadine a présenté un tableau permettant l’attribution de toutes les tâches à accomplir avant pendant, et après la course. Un pré-remplissage a été effectué par les personnes présentes pendant la réunion.
· Proposition :
Distribution de tickets pour 1 repas, 1 café et 1 boisson par personne bénévole et par jour de course. Ils seraient remis en même temps que les bracelets « organisateur ».
Proposition validée à l’unanimité.
Des bracelets seront également à distribuer aux pilotes et accompagnateurs.
· Communication
Le modèle d’affiche proposé dans la journée sur Facebook est validé, et diffusé à RCmag et SLR-Racing. Proposition d’étendre à Circus RC et Auto RC news modélisme.
Des affiches au format A3 et des flyers seront imprimés. Chacun sera invité à poser des affiches et à distribuer des flyers autant que possible, en privilégiant les commerces à proximité de Vieux-Charmont.
Elodie se charge de la communication auprès de la presse locale et a pris contact avec France Bleu Belfort-Montbéliard. L’un des organisateurs devra passer un appel dans la matinée du samedi.
· Matériel
Une friteuse à gaz 2x10L sera louée pour un montant de 70€ pour les 3 jours
Pas de retour des demandes de devis pour le compresseur / groupe électrogène et les chauffages soufflants.
· Repas du samedi soir
Nous sommes en attente d’une réponse de la mairie sur la disponibilité de la salle Jean-Jaurès. Le repas ne pourra pas avoir lieu sans cette condition.
Concernant le menu, on s’oriente vers une assiette Franc-Comtoise (jambon, salade, saucisse de Montbéliard / Morteau, cancoillotte) sous forme de buffet pour limiter le temps de service et de préparation.
· Stationnement
Pour maximiser le nombre de véhicules en stationnement, on devra tracer des lignes au sol. La mairie refuse l’utilisation de la traceuse du club de foot ou de peinture. Proposition d’utiliser de la rubalise, soit clouée au sol, soit maintenue sur des piquets.
A réaliser le jeudi avant l’épreuve.
Il sera compliqué de mettre en place les camping-cars, car les lieux éloignés du circuit sont en pente
· Fabrication des trophées
Le premier essai de fabrication des trophées sur l’imprimante 3D de William a échoué.
Il a été suggéré de demander à Stéphane Friedlance qui possède des imprimantes plus grosses.
· Prochaines réunions
Lundi 07/10/19 chez William à Nommay
Lundi 14/10/19 salle Jean-Jaurès à Vieux-Charmont
Compte rendu du 09.09.2019
Association : AMCC AUTO MODEL CLUB CHARMONTAIS
Siège social : 13 rue de la tour 25600 NOMMAY
Ordre du jour :
Epreuve nationale « Coupe de Noel » du 01.11.2019 au 03.11.2019
- Catégories
représentées : F1, GT, FF et Mini 4×4
- Le souhaite de promouvoir cet évènement a été demandé, (Journaux, Radio, Flyers etc…) Olivier Cros peut s’occuper des flyers.
- La zone « contrôle technique » sera géré et vu par Christophe Gillette. Elle se situera dessous le podium. 4 personnes sont prévues pour assumer cette tache durant les trois jours, Christophe Gilette, Jean-Michel Cérini, Fred et Jean-Michel, Colombain.
- Nicolas Brocard va vérifier les données du site internet. Et au qu’elles cas les mettre à jours.
- Montage des diverses installations est prévu principalement le vendredi. Vu les conditions hivernales à cette période, un deuxième chapiteau serait le bienvenu. Un pour le stand et un autre pour créer un espace restauration avec chauffages au gaz. Un groupe électrogène + compresseur serait nécessaire, car notre installation électrique ne nous permet pas de d’avoir du matériel énergivore. La Mairie sera sollicitée pour leurs chapiteau, barrière et extincteur.
- Côté restauration buvette, Nadine Metzger en auras la responsabilité avec l’aide de Delfine, Elodie, Rémi, Camille. Une friteuse au gaz sera louée. Un repas le samedi soir sera tout de même organiser. Le comité des fêtes sera sollicité pour divers matériel.
- La prochaine réunion aura lieux le lundi 23 septembre à 20h30 chez Nadine et William.